Zásady zpracování osobních údajů zapsaného spolku KlimNet

V tomto dokumentu bychom Vás chtěli informovat o zásadách, podle kterých zpracováváme Vaše osobní údaje a o Vašich právech s tímto souvisejících.

Ochrana Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí je pro nás skutečně důležitá, proto s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy dbáme o jejich náležitou ochranu.

Tyto informace si, prosíme, pečlivě přečtěte. Vždy, když od Vás získáváme Vaše osobní údaje, se na tyto zásady odkazujeme a umožňujeme Vám si tyto zásady přečíst. Snažili jsme se o to, aby tyto zásady byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, neváhejte se na nás obrátit s dotazem či připomínkou, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme.

Tyto zásady jsou účinné od 24. května 2018.

Kontaktní údaje:

Adresa: KlimNet z.s., 28. října 141, 742 83 Klimkovice
E-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
Tel.: +420 724 619 047 (Po – Pá, 9:00 – 17:00)

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), zákona o zpracování osobních údajů a zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

Pojmy

Subjekt údajů: Fyzická osoba či právnická osoba – člen spolku KlimNet a/nebo spolupracující fyzická či právnická osoba (dodavatel zboží či služeb).

Osobní údaj: Veškeré informace a údaje, na jejichž základě lze identifikovat konkrétní, zejména fyzickou osobu. Identifikátor může být přímý (např. jméno, příjmení) nebo nepřímý (umožňující identifikovat danou osobou kombinací více identifikátorů). Těmito údaji tedy mohou být zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa pobytu či připojení, e-mailová adresa, geolokační údaje, síťové identifikátory nebo také jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (dále také „údaje“ či „informace“). Osobní údaje z kategorie „citlivé“ - údaj o rase, vyznání, lékařské, biometrické aj. Záznamy nezpracováváme.;

Správce: Subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a nese za toto zpracování odpovědnost. Správcem osobních údajů je zapsaný spolek KlimNet se sídlem 28. října 141, 742 83 Klimkovice, (dále také „my“, „správce“ či „KlimNet“);

Zpracovatel: Subjekt, který na základě zákona nebo z pověření správce zpracovává osobní údaje pro správce, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (dále také „obchodní partner“ či „partner“);

Webové stránky: Webové stránky dostupné na www.klimnet.org nebo is.klimnet.org;

Účel zpracování osobních údajů: Důvod, proč jsou osobní údaje zpracovávány. Takovým důvodem může být např. plnění členství, správa uživatelských účtů, vyřizování podnětů a stížností, zasílání obchodních sdělení (newsletterů);

Rozsah zpracování osobních údajů: Výčet konkrétních kategorií osobních údajů subjektu údajů zpracovávaných pro určitý účel;

Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?

KlimNet a naši smluvní zpracovatelé v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování zpracovávají následující osobní údaje, respektive kategorie osobních údajů:

identifikační a adresní údaje: např. jméno, příjmení, datum narození, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa připojení k síti spolku, sídlo podnikání, IČO, DIČ;

elektronické kontaktní údaje: např. telefonní číslo, e-mailová adresa;

jiné elektronické údaje: IP adresa, jednoznačné síťové identifikátory zařízení;

další osobní údaje spojené se členstvím: číslo bankovního účtu;

další osobní údaje: typicky údaje poskytnuté členem při komunikaci s námi, a to včetně pozdějších aktualizací.

Jaký je původ osobních údajů?

Zpracováváme údaje, které nám sdělíte např. při registraci členství, komunikaci s námi při řešení situací souvisejících se členstvím, připojením a funkčností sítě spolku či jiných problémů. Typicky se jedná o:

identifikační a adresní údaje;

elektronické kontaktní údaje;

další osobní údaje spojené s členstvím.

Proč jsou osobní údaje zpracovávány?

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány pro následující účely:

Plnění členství.

Účel: Na základě členství máte nárok na přístup do naší sítě. Naproti tomu my máme nárok na zaplacení členského příspěvku. Abychom mohli splnit svou část a zkontrolovat splnění Vaší části závazku, potřebujeme zpracovávat Vaše identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje a další osobní údaje spojené s členstvím (např. číslo účtu).

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel plnění členství je vedeno naší povinností vést seznam členů spolku. Poskytnutí osobních údajů je v tomto případě nutným požadavkem, bez jehož se nelze členem spolku stát (všichni členové musí být identifikovatelní) .

Doba uložení: Minimální doba uložení údajů je dána dobou trvání členství, z důvodu oprávněného zájmu správce může být prodloužena.

Správa členství

Účel: Členové mohou v rámci interního informačního systému spravovat svá osobní nastavení. Pro tento účel musíme zpracovávat z důvodu primárního kontaktu Vaši e-mailovou adresu a telefonní číslo, popř. jiný kontakt prostředkem elektronické komunikace (např. Skype jméno, identifikace kontaktu služby Jabber, ICQ, a další), případně nám můžete poskytnout též jméno, příjmení a telefonní číslo či email další osoby. Tyto údaje pak slouží zejména pro řešení problémů se členstvím.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel správy členských účtů je odůvodněno Vaším souhlasem. Poskytnutí osobních údajů je v tomto případě dobrovolné, bez něj by ale nebylo možné se registrovat. Kontaktní údaje je možno v rámci interního informačního systému editovat, svůj souhlas či jeho rozsah můžete kdykoliv odvolat/změnit.

Doba uložení: Doba uložení údajů je dána dobou trvání Vašeho souhlasu. Doba uložení údajů primárního kontaktu je dána zájmem správce údajů udržet kontakt se subjektem údajů – tedy Vás, členů.

Komunikace s členy, vyřizování podnětů, stížností a reklamací

Účel: Vaše údaje používáme ke správě vašich dotazů, vyřizování podnětů, stížností s naší podporou.

Vaše údaje používáme i pro to, abychom Vám oznamovali stav řešení nahlášených požadavků v rámci interního systému.

Dále Vaše údaje zpracováváme v případě elektronického informování o vystavení faktur, prodlení s úhradou plateb souvisejících se splatností členských příspěvků, popř. jiných plateb souvisejících s Vašimi závazky jakožto členů vůči spolku.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel komunikace s členy, hodnocení spokojenosti, vyřizování podnětů, stížností a reklamací je odůvodněno naším oprávněným zájmem na možnosti komunikovat se zákazníky. Rozsah zpracovávaných údajů a rámec jejich použití můžete kdykoliv změnit prostřednictvím editace profilu členské karty.

Doba uložení: Doba uložení údajů je dána naším oprávněným zájmem na evidenci vzájemné komunikace, dobou trvání členství a následně minimálně po dobu 5 let od jeho ukončení.

Zasílání sdělení o novinkách a činnosti spolku

Účel: Našim členům a těm, kteří s tím vyjádřili souhlas, příležitostně prostřednictvím emailu zasíláme novinky o spolku a související provozní informace. Své preference ohledně zasílání těchto sdělení můžete spravovat rovněž ve své členské kartě.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel zasílání sdělení o novinkách a činnosti spolku je odůvodněno Vaším souhlasem. Poskytnutí osobních údajů na základě Vašeho souhlasu je v tomto případě dobrovolné, bez něj by ale nebylo možné Vám zasílat sdělení o novinkách a činnosti spolku. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat či změnit. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout.

Doba uložení: Doba uložení údajů je dána dobou trvání Vašeho souhlasu.


Ochrana našich práv, majetku či bezpečí nebo práv, majetku či bezpečí dalších osob

Účel: Údaje o tom, jak naší síť používáte, můžeme využít k prevenci či odhalování podvodů, zneužití, protiprávního použití a porušení pravidel využívání sítě, jakož i k tomu, abychom splnili rozhodnutí soudu či dalších orgánů činných v trestním řízení, orgánů státní správy či podmínek stanovených platnými právními předpisy.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel ochrany našich práv, majetku či bezpečí nebo práv, majetku či bezpečí dalších osob je odůvodněno plněním zákonných povinností, případně naším oprávněným zájmem na ochraně našich práv, majetku či bezpečí nebo práv, majetku či bezpečí dalších osob.

Doba uložení: Doba uložení údajů je 4 roky od ukončení členství.

Účetní a daňové účely

Účel: Vaše osobní údaje musíme zpracovávat též proto, že nám to ukládá příslušná účetní a daňová legislativa.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účetní a daňové účely je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.

Doba uložení: Účetní údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let, daňové doklady po dobu 10 let.

Plnění ostatních právních povinností

Účel: Mezi ostatní zákonné povinnosti, kterými se čas od času musíme řídit, patří např. povinnosti proti legalizaci výnosů z trestné činnosti.

Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel plnění ostatních právních povinností je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.

Doba uložení: Účetní údaje jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy.

Komu jsou osobní údaje zpřístupněny?

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny pouze zaměstnancům spolku, členům Rady spolku, Instalátorům a Kontrolorovi spolku KlimNet, kteří přístup k těmto údajům potřebují z provozních důvodů - zajištění chodu spolku a jeho počítačové sítě. Rozsah přístupu k osobním údajům je dán rolemi v rámci informačního systému (přístupová práva k jednotlivým typům osobních údajů na základě provádění typických činností) při elektronickém zpracování, pro přístup k údajům v listinné podobě je přihlíženo k elektronickým ekvivalentům.

Kromě zaměstnanců spolku předáváme vybrané osobní údaje třetí straně - obchodním partnerům, se kterými spolupracujeme pro zajištění některých činností spolku. Partnery, kterým Vaše osobní údaje svěřujeme, velmi pečlivě vybíráme. Spolupracujeme pouze s těmi, kteří jsou schopni zajistit taková technická a organizační zabezpečení osobních údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim údajům či k jinému jejich zneužití. Všichni tito partneři jsou oprávněni provádět zpracování Vašich údajů výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, v níž se zavazují k povinnosti mlčenlivosti. Poskytnuté údaje též nesmí využít k žádným jiným účelům (zejména pak marketingovým), než ke kterým jsme jim je zpřístupnili.

Přístup k Vašim osobním údajům mohou mít následující partneří (příjemci):

  • poskytovatelé účetního a daňového poradenství
  • poskytovatelé IPTV
  • Orgány veřejné správy
    • Osobní údaje zpřístupňujeme v případě vymáhání práva, pokud to vyžaduje zákon nebo je to nezbytné z důvodu prevence, odhalování a stíhání trestných činů a podvodů, případně jsme-li jinak ze zákona povinni tak učinit.
    • Může jít o orgány činné v trestním řízení (Policie ČR, státní zastupitelství a soudy) či finanční úřady.
    • Předávání osobních údajů těmto příjemcům neprobíhá pravidelně ale pouze nahodile, zejména vyžaduje-li to zákon.

Jsou osobní údaje předávány mimo EU?

Nepředáváme žádné osobní údaje svých členů mimo EU (ani mimo ČR).

Jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány?

Osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně. Osobní údaje jsou uchovávány jak v tištěné tak elektronické formě v interním informačním systému. O všech činnostech zpracování vedeme řádné záznamy v souladu s příslušnými právními předpisy.

Jaká jsou práva subjektů údajů?

Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím našich kontaktních údajů, které jsou uvedeny na www.klimnet.org. Vyhrazujeme si právo přiměřeným způsobem ověřit identitu žadatele o předmětná práva. Pokud se žádosti opakují a jsou zjevně nedůvodné či nepřiměřené, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Právo na přístup k osobním údajům

Chcete-li vědět, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo získat od nás informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup. V případě opakované žádosti jsme oprávněni za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek na základě našich administrativních nákladů. Pokud jsou součástí evidovaných osobních údajů logicky provázané osobní údaje třetí strany (a/nebo by mohly být za osobní údaje právním výkladem považovány), vyhrazujeme si možnost poskytnutí těchto údajů odmítnout.

Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů

V případě, že se domníváte, že o Vás zpracováváme nepřesné či nepravdivé údaje, máte právo požadovat jejich opravu. Rovněž máte právo na doplnění neúplných údajů. Opravu či doplnění provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na naše technické možnosti. Některé z těchto neúplných či chybných údajů můžete opravit sami po přihlášení do členské karty, která je součástí interního informačního systému.

Právo na výmaz

V případě, že již Vaše osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistíte-li, že byly zpracovávány protiprávně, máte právo požadovat jejich výmaz. Toto právo Vám však můžeme odmítnout na základě jiného, právně nadřazeného titulu a/nebo na základě oprávněného zájmu nás, správce údajů, na dalším uchovávání vybraných osobních údajů.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

V případě, že nemáte zájem o úplný výmaz, ale pouze o dočasné omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete po nás požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.

Právo na přenositelnost údajů

V případě, že chcete, abychom Vaše osobní údaje předali třetími subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět.

Právo vznést námitku

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany našich oprávněných zájmů. V případě, že neprokážeme, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, zpracování na základě Vaší námitky bez zbytečného odkladu ukončíme.

Právo kdykoliv odvolat souhlas

Pokud je zpracování Vašich údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo kdykoliv tento svůj souhlas odvolat.

Právo na informace o automatizovaném rozhodování, včetně profilování

Nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.

Jsou zpracovávány i údaje o dětech?

Členem spolku se může stát pouze plnoletá fyzická osoba bez omezení právní způsobilosti na území České Republiky – členství tak není určeno osobám mladším 18 let. Jejich osobní údaje tedy úmyslně neshromažďujeme ani nezpracováváme. Pokud zjistíme, že jsme nedopatřením získali osobní údaje o dětech mladších 16 let, provedeme kroky k tomu, abychom tyto údaje co nejrychleji vymazali, kromě případů, kdy jsme příslušným zákonem vázáni si je ponechat.

Závěr

Právní předpisy i naše strategie a s ní související způsoby zpracování Vašich osobních údajů se mohou měnit. Pokud se tyto zásady rozhodneme aktualizovat, umístíme změny na našich webových stránkách a budeme Vás o těchto změnách informovat. V případech, kdy má dojít k zásadnější změně těchto zásad, či v případě, kdy nám tak uloží zákon, budeme Vás informovat předem. Žádáme Vás, abyste si tyto zásady pečlivě přečetli a při další komunikaci s námi či užívání našich webových stránek tyto zásady pravidelně kontrolovali.